Los audios de WhatsApp de tus clientes: pasarlos a texto es la mitad, encontrarlos después es la otra

Hay clientes que no escriben: mandan audios. Uno de dos minutos para explicar una avería, otro de cuatro para cambiar lo que habíais quedado y un tercero, una semana después, para decir que eso no fue lo que pidió. Mientras el trabajo sale bien, nadie vuelve a escucharlos. El día que hay una duda, alguien tiene que ponerse a buscar cuál era el audio bueno entre cien.

Este artículo es para autónomos y pymes que atienden a sus clientes por WhatsApp. Los ejemplos son inventados.

Pasarlos a texto ya no es el problema

Hace unos años había que buscar una aplicación para pasar un audio a texto. Hoy el propio WhatsApp permite ver la transcripción de las notas de voz en el móvil, si se activa en los ajustes, y hay muchas herramientas gratuitas que lo hacen bien.

Eso resuelve escuchar un audio sin auriculares en mitad de una reunión. No resuelve lo que de verdad cuesta a un negocio: saber, tres meses después, en qué audio dijo el cliente que el color era otro, y poder enseñárselo.

Por qué cuesta encontrarlos después

La transcripción no se guarda en ningún sitio útil. Se ve en el móvil mientras la lees, pero no queda en un archivo en el que puedas buscar con calma.

El buscador de WhatsApp busca palabras escritas. Lo que se dijo en un audio no aparece al buscar en el chat.

Cada canal va por su lado. Una parte del encargo está en audios, otra en correos y otra en un presupuesto en PDF. Ningún buscador cruza las tres.

El móvil cambia. Si la copia de seguridad no estaba al día, los audios antiguos se quedan en el teléfono viejo.

Las palabras dudosas no se marcan. Un programa que transcribe puede entender mal una cifra o un nombre, y la transcripción no te avisa de dónde no está seguro.

Qué hace falta para un negocio

Para que un audio sirva meses después, hace falta que se guarde fuera del móvil, junto al resto de lo que te dijo ese cliente, con su fecha y el audio original al lado del texto. Y que, cuando el programa no esté seguro de una palabra, te lo diga, para que escuches justo ese trozo antes de fiarte.

Cómo lo hace Memoria Fiel

Memoria Fiel es el servicio de Ayudeo que guarda la memoria de tu negocio en un archivo que es tuyo, donde tú elijas: en tu propio servidor o equipo, o en uno de Ayudeo en España dedicado solo a ti. Para el WhatsApp tiene una parte propia, Memoria Fiel para WhatsApp.

Cada nota de voz aparece transcrita debajo del audio original. Las palabras de las que el motor no está seguro van marcadas, con el segundo exacto para que puedas escucharlas. Los audios se transcriben en el equipo donde se guarda tu archivo.

Después le preguntas desde el móvil, por Telegram o por WhatsApp, con un texto o una nota de voz. Por ejemplo, qué te dijo un cliente sobre el plazo o qué le mandaste tú del presupuesto. Te responde con el mensaje exacto, la fecha y el adjunto, aunque sea de hace años. Lo encuentra en tu archivo aunque no recuerdes el nombre del documento ni quién lo envió, y si algo no consta, te lo dice y te cuenta dónde ha mirado.

También puedes pedir el informe de una conversación, por ejemplo la de esta semana con un cliente, con los mensajes en orden, las fotos y documentos y los audios pasados a texto. Así atiendes una incidencia o cierras un presupuesto con el hilo entero delante, sin depender de lo que cada uno recuerde.

Documento de trabajo, no prueba

Lo que guarda Memoria Fiel es un documento de trabajo para atender mejor a tus clientes. No está pensado como prueba ni para llevarlo a un juicio. Si una conversación puede acabar en un procedimiento, el servicio es Testigo Digital, que trabaja con el consentimiento firmado del titular y con cadena de custodia desde que se activa.

Y tiene sus límites: lo que se borró antes de cargar tu histórico no está, y fuera de su catálogo de consultas contesta sin garantía y te lo advierte.

Por dónde empezar

Se empieza con una videollamada corta: vemos dónde están tus audios, tus correos y tus documentos y qué te puede devolver el archivo. Memoria Fiel para WhatsApp también se puede contratar sola. Si tu negocio vive en los audios de WhatsApp, cuéntanos cómo trabajas.